Datenschutzerklärung zum Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (Hinweisgeberschutzgesetz - HinSchG)
Manning GmbH (im Folgenden: „wir“) betreibt eine Stelle für interne Meldungen, an die sich Personen wenden können, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen können (im Folgenden: „hinweisgebende Person“).
Für den Betrieb der internen Meldestelle verwenden wir unter anderem personenbezogene Daten der hinweisgebenden Person, der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind und ggf. der sonstigen Personen, die in einer Meldung benannt sind (im Folgenden gemeinsam: „Sie“). Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie, welche personenbezogenen Daten wir für den Betrieb der internen Meldestelle verarbeiten.
1. Zweck der Verarbeitung: Betrieb der internen Meldestelle und Meldungen von Verstößen nach dem HinSchG
1.1 Wir betreiben eine Stelle für interne Meldungen (interne Meldestelle), welche wir gemäß § 12 Abs. 1 HinSchG eingerichtet haben, an die Sie sich wenden können. Diese Stelle betreibt Meldekanäle, über welche Sie sich an die Meldestelle wenden können, um Informationen nach dem HinSchG über bestimmte Verstöße zu melden.
Ihre Meldungen können in Textform per E-Mail erfolgen. Die interne Meldestelle prüft den Verstoß und ergreift erforderlichenfalls angemessene Folgemaßnahmen wie interne Untersuchungen, Verweis an eine für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit bzw. an eine zuständige Behörde.
2. Kategorien personenbezogener Daten und Rechtsgrundlage
2.1 Wir erheben und verarbeiten für den Betrieb der internen Meldestelle insbesondere die folgenden personenbezogenen Daten:
2.1.1 Sollten Sie als hinweisgebende Person eine Meldung an die interne Meldestelle einreichen:
- Angaben zu den Verstößen, zu denen die hinweisgebende Person eine Meldung gemacht hat,
- Angaben zu Ihrer Identität wie Vor- und Nachnamen, Kontaktdaten und Anschrift, sofern dies mitgeteilt wurde,
- Soweit für die Untersuchung der Meldung erforderlich: Andere Daten – z.B. aus der Personalakte -, die uns über Sie bekannt sind, wie Ihr Arbeitsort, Ihr Vorgesetzter, Ihre Kollegen
- Dokumentation Ihrer eingehenden Meldungen in dauerhaft abrufbarer Weise,
- Sofern dies zur Erfüllung der Aufgaben durch eine Meldestelle erforderlich ist: Personenbezogene Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung oder sexuellen Orientierung (besondere Kategorien personenbezogener Daten).
2.1.2 Sollten Sie Gegenstand einer Meldung einer hinweisgebenden Person sein oder sollten Sie eine sonstige in einer Meldung genannte Person sein (insbesondere, wenn Sie sachdienliche Angaben für interne Untersuchungen machen könnten):
- Angaben zu den Verstößen, zu denen die hinweisgebende Person eine Meldung gemacht hat,
- Angaben zu Ihrer Identität wie Ihren Vor- und Nachnamen, Kontaktdaten und Anschrift, sofern dies mitgeteilt wurde,
- Dokumentation der eingehenden Meldung in dauerhaft abrufbarer Weise,
- Soweit für die Untersuchung der Meldung erforderlich: Andere Daten – z.B. aus der Personalakte -, die uns über Sie bekannt sind, wie Ihr Arbeitsort, Ihr Vorgesetzter, Ihre Kollegen
- Sofern dies zur Erfüllung der Aufgaben durch eine Meldestelle erforderlich ist: Personenbezogene Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung oder sexuellen Orientierung (besondere Kategorien personenbezogener Daten).
2.2 Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung unserer Aufgaben aus dem HinSchG, sofern dies zur Erfüllung der rechtlichen Verpflichtung, eine interne Meldestelle und ihre Meldekanäle einzurichten und zu betreiben (§ 12 HinSchG), das Verfahren bei internen Meldungen nach § 17 HinschG durchzuführen und Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG zu ergreifen, erforderlich ist. In diesem Fall ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung § 10 S. 1 HinSchG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c DSGVO.
Erhebt oder verarbeitet die interne Meldestelle personenbezogene Daten aufgrund Ihrer Einwilligung, ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DSGVO.
Für die erforderliche Erhebung und Verarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten ist die Rechtsgrundlage § 10 S. 2 HinSchG i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO.
3. Weitergabe an Dritte
3.1 Die interne Meldestelle wahrt die Vertraulichkeit der Identität Ihrer Person, sofern Sie die hinweisgebende Person sind und die gemeldeten Informationen Verstöße betreffen oder Sie zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatten, dass dies der Fall sei. Die Vertraulichkeit Ihrer Identität wird ebenfalls gewahrt, sofern Sie Gegenstand einer Meldung einer hinweisgebenden Person sind oder sonstig in einer Meldung einer hinweisgebenden Person genannt sind.
Zur Entgegennahme und Bearbeitung Ihrer Meldungen haben nur die bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen und somit auf die damit verbundenen personenbezogenen Daten.
3.2 Informationen über Ihre Identität als hinweisgebende Person oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf Ihre Identität erlauben, dürfen in den folgenden Fällen an die zuständige Stelle weitergegeben werden:
- In Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden,
- Aufgrund einer Anordnung in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren, einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren,
- Aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung.
Rechtsgrundlage hierfür ist § 9 Abs. 2 HinSchG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c DSGVO.
3.3 Informationen über Ihre Identität als hinweisgebende Person oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf Ihre Identität erlauben, dürfen weitergegeben werden, wenn die Weitergabe für Folgemaßnahmen der internen Meldestelle erforderlich ist und Sie als hinweisgebende Person zuvor in die Weitergabe eingewilligt haben. Die Einwilligung erfolgt für jede einzelne Weitergabe von Informationen über Ihre Identität gesondert und in Textform (§ 9 Abs. 3 S. 2 HinSchG).
Die Rechtsgrundlage hierfür ist § 9 Abs. 3 HinSchG, i.V.m. Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DSGVO.
3.4 Informationen über Ihre Identität als Person, wenn Sie Gegenstand einer Meldung sind oder eine sonstige in einer Meldung genannte Person sind, dürfen weitergegeben werden:
- Bei Vorliegen einer diesbezüglichen Einwilligung,
- Von internen Meldestellen, sofern dies im Rahmen interner Untersuchungen bei uns erforderlich ist,
- Sofern dies für das Ergreifen von Folgemaßnahmen erforderlich ist,
- In Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörde,
- Aufgrund einer Anordnung in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren, einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren,
- Aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung.
Die Rechtsgrundlage hierfür ist § 9 Abs. 4 HinSchG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c DSGVO bzw. im Falle Ihrer Einwilligung Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DSGVO.
3.5 Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt nicht, es sei denn, dies ist im Einzelfall für Untersuchungen oder Folgemaßnahmen außerhalb des EWR unbedingt erforderlich (Art. 49 Abs. 1 lit. d, e DSGVO).
4. Dauer der Speicherung, Löschung
Personenbezogene Daten, die im Rahmen einer Meldung, eines Verfahrens der internen Meldestelle oder aufgrund von Folgemaßnahmen erhoben und/oder verarbeitet werden, werden gelöscht, sobald der für die Erhebung verbundene Zweck erreicht wurde oder nachträglich entfällt, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten nicht entgegenstehen.
Jegliche Dokumentation (wie Wort- oder Inhaltsprotokolle und sonstige Dokumentationen von Meldungen) wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist. Wird eine Tonaufzeichnung zur Anfertigung eines Protokolls verwendet, so wird die Tonaufzeichnung gelöscht, sobald das Protokoll fertiggestellt ist.
5. Ihre Rechte und Kontakt
Sie können Ihre personenbezogenen Daten jederzeit kostenlos einsehen sowie Auskunft zu deren Herkunft, Empfängern oder Kategorien von Empfängern, an die diese Daten weitergegeben werden und den Zweck der Speicherung und ggf. deren Berichtigung und/oder Löschung und/oder Einschränkung ihrer Verarbeitung verlangen.
Außerdem haben Sie das Recht, jederzeit der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen, sofern die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erfolgt. In diesem Fall, erfolgt eine Verarbeitung Ihrer Daten nur, wenn wir zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die Ihr Interesse am Ausschluss der Verarbeitung überwiegen oder die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung, oder Verteidigung unserer Ansprüche dient.
Wenn die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht diese jederzeit zu widerrufen. In diesem Fall werden wir Ihre Daten nicht mehr verarbeiten, sofern uns das nicht durch Gesetz gestattet ist. Die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten, die vor Ihrem Widerruf erfolgte, wird durch Ihren Widerruf nicht berührt.
Sollten Sie Fragen, Kommentare oder Anfragen bezüglich der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns haben oder um Ihre oben genannten Rechte auszuüben, wenden Sie sich an uns per E-Mail consent@manningglobal.com oder per Brief an: Manning GmbH, Hohenzollernstraße 60, 80801 München.
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen Datenschutzvorschriften verstößt, sind Sie berechtigt, sich hierüber bei einer Datenschutzbehörde zu beschweren. Hierfür können Sie sich beispielsweise an das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht als für uns zuständige Datenschutzbehörde unter folgender Adresse wenden:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
6. Datenschutzbeauftragter
Michel Dassen
Hohenzollernstrasse 60
80801 München
+49(0)174 168 6955
michel@manningglobal.com
